O zrušení trvalého pobytu občana rozhodne ohlašovna na základě podané písemné žádosti oprávněné osoby a prokázání splnění podmínek pro zrušení trvalého pobytu tohoto občana.

Podmínky pro zrušení trvalého pobytu občana jsou dvě, první je zánik užívacího práva dotyčného k objektu nebo jeho vymezené části a druhá je neužívání tohoto objektu nebo jeho vymezené části dotyčným. Žadatel o zrušení trvalého pobytu doloží oprávněnost své osoby k podání žádosti. Pokud je navrhovatel vlastníkem objektu, nemusí úřadu dokládat výpis z listu vlastnictví z katastru nemovitostí, protože tuto skutečnost si úřad sám náhledem do katastru nemovitostí ověří. Pokud není vlastníkem objektu nebo jeho části, doloží jiný doklad osvědčující jeho užívací právo, jako je například platná nájemní smlouva apod. Prokazování zániku užívacího práva k nemovitosti toho, jehož trvalý pobyt má být zrušen, se dokládá nejčastěji dokladem o zániku vlastnického práva (výpis z katastru, převodní smlouva), dokladem o ukončení nájmu (nájemní smlouva na dobu určitou, dohoda o ukončení nájmu, výpověď z nájmu apod.), dohodou o vypořádání společného jmění manželů apod. Neužívání objektu se prokazuje nejčastěji svědectvím jiné osoby, nebo listinnými důkazy (např. předávacím protokol při ukončení nájmu, protokol o exekučním vystěhování apod.)